学生
教員
職員
Microsoft 365のデータは、学園の構成員全体で共用するストレージに保存されます。
Microsoft 365は、教育・学修・研究および業務目的に提供していますので、個人的な用途では利用しないでください。
学園の共用するストレージ容量には限りがありますので、1人1人が不要なデータを保存しないよう心掛けてください。
特にOneDriveは、多数のファイルが保存されているため、不要なファイルを定期的に整理する必要があります。
なぜファイルの削除が必要か？
学園の共用するストレージが不足すると、全利用者のOneDrive容量上限を現在より制限する可能性があります。
学園の共用するストレージは、みんなで使う「共有の書庫」のようなものです。
資料を整理をしないと、すぐに棚がいっぱいになり、新しい資料は入れられません。
古くなったり不要になった資料は定期的に整理することで、環境を維持できます。
個人が整理を怠ると学園全体の共用するストレージの容量を消費します。
学園の全員がMicrosoft 365をより活用できるように不要なファイルの削除に協力してください。
OneDrive以外のストレージを活用してください
利用用途に応じてOneDrive以外のストレージ活用も考えてみてください。
例えば、研究データは、立命館大学研究データポリシーに基づき、研究者がその管理方法を決定します。
研究プロジェクト、研究室、教員・学生個人などそれぞれの単位で、Gakuni RDMや有償オンラインストレージ（Boxなど）を含めて管理方法を検討してください。
また、職員の業務データは事務ファイルサーバーに保存することになっています。
OneDriveは、データ授受や共同作業など一時保管として使用してください。
研究データ管理基盤(GakuNin RDM)を活用する
研究データ管理基盤(GakuNin RDM)は、研究データの管理に特化しているため、メタデータ管理機能、研究不正防止のための証跡管理機能などがあり、他大学を含む共同研究メンバーとも共有できます。
基本容量は100GB（無償）あり、データの容量や機密性に応じて、有償ストレージを追加することができます。
Microsoft Azure Blob Storageの追加は、Microsoft Base Ritsumikanに相談できます。
有償オンラインストレージ（Boxなど）を検討する
OneDriveは容量に上限がありますが、Boxは容量無制限です。
大容量のストレージが必要な際は、検討してみてください。
（職員向け）事務ファイルサーバーを使用する
事務ファイルサーバーには部課別データ保存領域と個人別データ保存領域があります。
共有する業務ファイルは部課別データ保存領域に、個人作業の業務ファイルは個人別データ保存領域に保存してください。
OneDriveの容量を削減してください
OneDriveの容量削減には、フォルダ・ファイルに自動削除を設定すること、定期的に容量の大きなファイルを削除することが有効です。
以下を参考に容量削減に協力してください。
フォルダ・ファイル共有時に有効期限を決めて自動削除を設定する
フォルダやファイルは、共有時に有効期限を設定できます。
ファイルの授受や一時的な共有・共同作業などで作成したフォルダ・ファイルを永続的に共有していることは情報漏洩に繋がりやすいため、ファイル共有時に必ず有効期限を設定してください。
そのうえで、共有の有効期限が切れた後に削除されるよう自動削除を設定してください。
不要なファイルが残りやすいフォルダに自動削除を設定する
自分では意図せずにOneDriveのフォルダに共有したファイルが溜まることがあります。
特に「Microsoft Teams チャット ファイル」フォルダにはTeamsのプライベート・グループチャットで自分が共有したファイルが自動的に保存されています。
そのため、1カ月から半年間で自動的に削除することを推奨します。
容量の大きなファイルを削除する
OneDriveでは、容量の大きなフォルダ・ファイルを確認して削除することができます。
動画・画像ファイルは特に容量が大きいため、一時的な保存・共有でのみ利用し、OneDriveからは削除してください。
PCのバックアップフォルダを見直す
PCフォルダのバックアップ対象を必要なものだけにしてください。
PCのOneDriveバックアップ設定を解除する
スマートフォンカメラのバックアップを解除する
スマートフォンのカメラのバックアップがOneDriveに設定されていることがあります。
写真・動画ファイルは教育・学修・研究および業務目的のものと私的なものを分けられないので、設定を解除してください。
スマートフォンのOneDriveバックアップ設定を解除する
メールの容量も削減してください
メールの容量も学園のMicrosoft 365 総使用容量に関わるため、容量を削減してください。
特にファイル添付については以下のページを参照してください。